Матрица Эйзенхауэра

Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».

К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые, ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь. Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк, многие американцы так называли его и в период правления государством.

Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.

Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.

Составление матрицы Эйзенхауэра

• A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)

  Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.

• B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше. Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел. Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.

  Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?

• C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут! Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.

  Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.

P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на info@planerka.by – обещаем всё исправить

Пример матрицы Эйзенхауэра

Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).